Booked Scheduler Help

ユーザー登録

管理者(あなた)が設定していれば、Booked Scheduler を使うためにユーザー登録が必要です。アカウント登録後はログインできるようになり、許可されているリソースの予約ができるようになります。

予約

メニューの「スケジュール」の中に、予約状況という項目があります。ここで予約状況や使用不能な時間を確認することができ、許可されているリソースは予約することができます。

エクスプレス

予約ページで、予約したいリソースと日時を探してください。時間枠をクリックすれば予約の詳細を変更することができます。「作成」ボタンは同じじかんに他の予約があるかどうかをチェックし、問題なければ予約を取り、メールを送信します。後で予約を確認したりするための照会番号が発行されます。

予約を変更する場合、かならず保存操作をしてください。そうしないと変更が反映されません。

アプリケーション管理者だけは過去の時間の予約を作成することができます。

複数のリソース

一件の予約で、複数のリソースを一度に確保することができます。複数のリソースを追加したいときは「別のリソースも」リンクをクリックしリソースを表示させます。そこで追加したいリソースを選択し「決定」ボタンをクリックします。

予約から追加のリソースを外したいときは「別のリソースも」リンクをクリックし、外したいリソースの選択を解除し「決定」をクリックします。

追加のリソースは最初のリソースと同じ予約ルールが適用されます。例をあげて説明すると、リソース1(最長3時間まで予約できる)とリソース2(1時間しか予約できない)を2時間予約しようとしても、予約は取れないという意味です。

リソース名にマウスカーソルを重ねるとリソースの詳細な設定(運用規則)を見ることができます。

繰り返し

様々な方法で予約を繰り返して指定することができます。いずれの繰り返しでも「～まで(Until)」はその日も期間に含みます。

繰り返しのオプションは柔軟な設定ができるようになっており、次のような指定ができます。「日を単位に」を選び毎「2」日を指定すると、指定日まで1日おきの予約を作成します。「週を単位に」を選び毎「1」週を指定し、『この曜日に』で「月水金」を選ぶと、指定した日までそれぞれの曜日に予約を作成します。仮に2011年1月15日の予約を作成しているとします。繰り返しで「月を単位に」を選び、毎「3」か月、「同じ日付」を選ぶと、3か月ごとの15日に予約を作成します。「同じ曜日」を選んでいたら、2011年1月15日は1月の第3土曜日ですので、3か月ごとの第3土曜日に予約を作成します。

出席者の追加

予約を取る際に、他のユーザーを出席者もしくは招待者として登録することが出来ます。出席者として登録されると、そのユーザーは出席者リストに入り招待メールは送信されませんが、通知メールが送信されます。招待者として登録されると、そのユーザーには招待メールが送信され受理するか辞退するかを選んでもらいます。ユーザーが受理すれば出席者リストに入り、辞退すれば招待者リストから消えます。

出席者数の上限は、リソースの定員までです。

備品

このシステムでいう「備品」とは予約時間中に使用する物品のことと考えてかまいません。例えば、プロジェクターや椅子です。予約の備品を追加するには、備品名称の右にあるリンクをクリックします。そこから使用できる備品の数量を選ぶことできます。すでに予約されている数量によって、同じ時間に使える数が変わります。

代理での予約

アプリケーション管理者およびグループ管理者は他のユーザーの名義で予約を行うことができます。予約作成時にユーザー名の右の「変更」リンクをクリックします。

アプリケーション管理者およびグループ管理者は、他のユーザーの予約を変更したり削除することができます。

予約の更新

自分で作成した予約は(自分名義のものを含め)、自身で更新することができます。

繰り返して作成した予約の一部修正

予約を作成する際に繰り返しを指定すると、一連の予約が作成されます。そのような予約を訂正・更新しようとすると、どの予約について変更するのかを尋ねられます。そのとき表示している予約だけ(「この予約だけ」)を変更し、残りはそのままにしておくことができます。一連の予約すべて(の未だ過ぎていないもの)を変更することもできます。その予約から先の分だけに適用を選ぶこともでき、そうすると表示している予約を含めて、その先の予約を変更することになります。

アプリケーション管理者だけが、過去の予約を変更することができます。

予約の削除

予約を削除すると、スケジュールから完全に取り除かれます。Booked Scheduler のどこからも見えなくなります

一連の予約から特定のものを削除する

予約の更新と同じように削除時にも、どれを消すかを選ぶことができます。

過去の予約を削除することができるのはアプリケーション管理者だけです。

カレンダーアプリ(Outlook®、iClal、Mozilla Lightning、Evolution)に予約を追加する

予約の表示、更新の際に「Outlookへ追加」ボタンがあるのが分かると思います。お使いのコンピューターにOutlookがインストールされていれば、ミーティングを追加するかどうか尋ねられることでしょう。インストールされていない場合は .iscファイルをダウンロードするかどうか尋ねられることになるでしょう。これはカレンダーアプリの標準的なフォーマットです。 iCalendarファイル形式をサポートしているアプリケーションで使用できます。

カレンダーの購読

スケジュール、リソース、ユーザーのカレンダーを公開することができます。この機能を有効にするには、管理者が設定ファイル中で購読キーワード(subscription key)を設定しなくてはなりません。スケジュールまたはリソースのカレンダーを購読できるようにするには、そのスケジュールまたはリソースを管理する際に機能をオンにするだけです。個人のカレンダーを購読できるようにするには「スケジュール」→「マイカレンダー」を開きます。ページの右側にカレンダーの購読を「許可する」または「禁止する」というリンクがあります。

スケジュールのカレンダーを購読するには「スケジュール」→「リソースカレンダー」を開き、希望のスケジュールを選びます。ページの右側にカレンダーを購読するリンクがあります。リソースのカレンダーを購読するのも同じ手順です。あなたの個人カレンダーを購読するには「スケジュール」→「マイカレンダー」を開きます。ページの右側に、カレンダーを購読するリンクがあります。

カレンダークライアント(Outlook®、iClal、Mozilla Lightning、Evolution)

たいていは「このカレンダーを購読する」をクリックするだけでカレンダークライアントでの購読が、自動的にセットアップされます。 Outlookでカレンダー購読が自動的に追加されない場合、カレンダービューを開いてください。マイカレンダー(My Calendars)を右クリックし「カレンダーを追加」→「インターネットから」を選択します。 Booked Scheduler の「カレンダーを購読する」リンクの下に表示されているURLをペーストします。

Google® Calendar

Googleカレンダーの設定を開きます。カレンダータブをクリックします。「他のカレンダー」をクリックします。「URLで追加」をクリックします。 Booked Scheduler の「カレンダーを購読する」リンクの下に表示されているURLをペーストします。

予約量の制限

管理者は色々な条件を使って、予約できる量を制限することができます。この制限に違反するような予約には警告が表示され、受理されません。